Wie wir rechnen
Wir haben mit Branchendurchschnittswerten aus Deutschland gearbeitet und eher vorsichtig kalkuliert. Heißt: Wir nehmen das übliche Anruf- und Anfragevolumen, gehen von einer realistischen Automatisierungsquote zwischen 70 und 80 Prozent aus und rechnen mit den branchenüblichen Stundensätzen. Wer mag, kann die Zahlen am Ende gerne nachrechnen.
Grundlage: Bruttostundenkosten für eine Fachkraft in Deutschland 2026 liegen bei rund 30 bis 38 €, eine Bürokraft kommt auf 24 bis 28 €. Wir rechnen in jedem Beispiel mit dem unteren Wert — so bleiben die Zahlen ehrlich, auch wenn jemand kritisch hinschaut.
Beispiel 1 — Handwerksbetrieb aus der Region Herrenberg (5 Mitarbeiter)
Stellen Sie sich einen Sanitär-, Elektro- oder Malerbetrieb vor: Chef, vier Gesellen, dazu eine Teilzeitkraft im Büro mit 20 Stunden pro Woche. Die kümmert sich um Telefon, Termine und Kundennachrichten — also um den ganzen Verkehr, der zwischen Baustelle und Kunde hin- und herläuft.
Was die KI da übernimmt:
- Der KI-Telefonassistent geht auch um 19 Uhr noch ans Telefon
- WhatsApp-Nachrichten, Webformulare, Instagram-DMs werden sofort beantwortet
- Termine landen ohne Rückfrage direkt im Kalender
- Kein Anruf geht mehr verloren, auch nicht in der Mittagspause
| Monatliche Zeitersparnis | 72 Stunden |
| Monatliche Kostenersparnis | ca. 1.480 € |
| Jahresersparnis | ca. 17.760 € |
Die zusätzlichen Aufträge durch null verpasste Anrufe haben wir hier bewusst nicht eingerechnet.
Beispiel 2 — Arztpraxis in Böblingen oder Sindelfingen (3 Ärzte, 6 Mitarbeiter)
In einer hausärztlichen Praxis mit 80 bis 100 Anrufen am Tag passiert oft das Gleiche: Zwei Medizinische Fachangestellte hängen den halben Vormittag am Hörer, statt am Tresen Patienten zu betreuen. Die Patienten am Telefon werden ungeduldig, die im Wartezimmer auch.
Was die KI da übernimmt:
- Standardtermine bucht das KI-Telefon vollständig allein
- Häufige Fragen (Sprechzeiten, Rezepte, Adresse) beantwortet der Chatbot
- Recall-Erinnerungen gehen automatisch per WhatsApp raus
- Rückrufliste wird priorisiert — Dringendes zuerst
| Monatliche Zeitersparnis | 168 Stunden |
| Monatliche Kostenersparnis | ca. 4.690 € |
| Jahresersparnis | ca. 56.280 € |
Anders gerechnet: Beide MFAs gewinnen Zeit für Patienten zurück, ohne dass jemand eingestellt werden muss.
Beispiel 3 — Dienstleister im Raum Stuttgart (25 Mitarbeiter)
Eine Beratung, eine mittelgroße Kanzlei oder eine Versicherungsagentur. Drei kaufmännische Angestellte sitzen den ganzen Tag zwischen Erstanfragen, CRM-Pflege und der Nachverfolgung von Mandaten. Vieles davon ist Routine — und genau das macht es so frustrierend.
Was die KI da übernimmt:
- Erstanfragen werden vorqualifiziert, bevor jemand das Gespräch annimmt
- Termine landen mit Kalenderintegration direkt am richtigen Tag
- Follow-ups per Mail oder WhatsApp gehen automatisch raus
- Daten wandern ins CRM, ohne dass jemand sie abtippt
| Monatliche Zeitersparnis | 300 Stunden |
| Monatliche Kostenersparnis | ca. 9.300 € |
| Jahresersparnis | ca. 111.600 € |
Das entspricht ungefähr dem Jahresgehalt von zwei Vollzeitkräften, die jetzt im eigentlichen Kerngeschäft arbeiten können.
Zusammenfassung — Ersparnis nach Unternehmensgröße
| Unternehmen | Std./Monat | €/Monat | €/Jahr |
|---|---|---|---|
| Handwerk (5 MA) | 72 h | 1.480 € | 17.760 € |
| Arztpraxis (9 MA) | 168 h | 4.690 € | 56.280 € |
| Dienstleister (25 MA) | 300 h | 9.300 € | 111.600 € |
Alle Werte basieren auf vorsichtigen Branchendurchschnittswerten für Deutschland 2026. Wie es bei Ihrem Betrieb konkret aussieht, rechnen wir kostenlos durch.
Wie viel sparen Sie konkret? Rechnen wir es gemeinsam durch.
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